Restituzione dei documenti da parte dell’ex amministratore di condominio

Analizziamo approfonditamente la questione della restituzione dei documenti da parte dell’ex amministratore di condominio.

Cosa deve fare l’amministratore di condominio quando cessa il suo incarico?

Quando l’amministratore di condominio cessa il suo incarico, ha precisi obblighi di consegna. Deve consegnare tutta la documentazione relativa al condominio e ai singoli condòmini, nonché la documentazione relativa ai periodi precedenti, se in suo possesso. Questi documenti includono, ma non si limitano a:

• Tutti i registri condominiali: Ad esempio, il registro di anagrafe condominiale, il registro dei verbali delle assemblee, il registro di contabilità e il registro di nomina e revoca dell’amministratore.
• Documentazione fiscale: Modelli 770, F24, fatture, ricevute.
• Documentazione bancaria: Estratti conto, contratti di conto corrente condominiale.
• Contratti: Con fornitori di servizi (pulizia, giardinaggio, manutenzione ascensori, assicurazioni), contratti di appalto per lavori straordinari.
• Documentazione tecnica: Certificazioni degli impianti, libretti delle caldaie, conformità.
• Corrispondenza: Tutta la corrispondenza ricevuta e inviata per conto del condominio.
• Rendiconto della gestione: Deve predisporre il rendiconto della sua gestione e consegnarlo.

L’obbligo di consegna è immediato e non è subordinato alla nomina di un nuovo amministratore. La documentazione deve essere consegnata anche in caso di dimissioni dell’amministratore, revoca, scadenza naturale del mandato o morte.

Entro quanto tempo deve avvenire il passaggio di consegne (documenti e rendiconto)?

La normativa vigente, sebbene non stabilisca un termine perentorio in giorni, implica che il passaggio di consegne debba avvenire “immediatamente” o “senza indugio”. Questo significa che l’amministratore uscente non può trattenere i documenti per alcun motivo, neanche per ottenere il pagamento delle proprie spettanze. Qualora l’ex amministratore non adempia a questo obbligo, il condominio può agire in via legale.

Nello specifico, per quanto riguarda il rendiconto, l’amministratore uscente è tenuto a redigerlo per il periodo in cui ha gestito il condominio e a sottoporlo all’approvazione dell’assemblea. Anche in questo caso, non ci sono termini perentori stringenti, ma la prassi e la giurisprudenza spingono per una presentazione tempestiva, generalmente entro la successiva assemblea utile per l’approvazione del bilancio.

E se l’assemblea non ha ancora nominato un nuovo amministratore, l’obbligo di consegna resta?

Sì, assolutamente. L’obbligo di consegna dei documenti e dei registri condominiali da parte dell’amministratore uscente persiste anche se l’assemblea non ha ancora provveduto alla nomina di un nuovo amministratore. Questo principio è stato ribadito da diverse sentenze, proprio per evitare che il condominio resti privo della sua documentazione essenziale in una fase così delicata.

In assenza di un nuovo amministratore nominato, la consegna può avvenire:

• Al consigliere anziano o a un condomino delegato: L’assemblea può nominare un condomino (anche provvisorio) o un consigliere del condominio per ricevere la documentazione.
• Direttamente ai singoli condòmini: Se non vi è alcuna delega, l’ex amministratore dovrebbe essere disponibile a consegnare la documentazione ai condòmini che ne facciano richiesta.

La logica dietro questa immediatezza dell’obbligo di consegna è quella di garantire la continuità della gestione condominiale e di permettere al condominio di accedere alla propria storia amministrativa, finanziaria e tecnica, indipendentemente dalla presenza o meno di un nuovo gestore. Il mancato adempimento di questo obbligo costituisce un grave inadempimento e può comportare l’applicazione di misure legali a carico dell’ex amministratore.