Accesso agli atti condominiali e limiti del mandato: l’Amministratore non è obbligato all’invio telematico. Analisi della Sentenza del Tribunale di Roma n. 15253/2025
La digitalizzazione dei rapporti professionali ha ingenerato nei condòmini la legittima, ma giuridicamente errata, convinzione che l’amministratore di condominio debba fungere da archivio digitale on-demand, pronto a trasmettere via email o PEC qualsiasi documento richiesto in tempo reale. Tuttavia, la giurisprudenza di merito, con la recente e rigorosa sentenza del Tribunale di Roma n. 15253 del 2025, ha tracciato una linea di demarcazione netta tra il dovere di trasparenza e l’obbligo di mera esecuzione materiale di richieste a distanza. Il provvedimento chiarisce che il diritto di accesso alla documentazione condominiale, pur essendo un pilastro del controllo democratico sulla gestione, non implica un obbligo per il professionista di scansionare e inviare file telematicamente. L’adempimento dell’obbligo di rendicontazione e informazione si perfeziona, secondo i giudici capitolini, mettendo i documenti a disposizione presso lo studio dell’amministratore, luogo deputato per legge all’esercizio del mandato.
Il perimetro normativo: tra diritto di visione ed estrazione copia
Per comprendere la ratio della decisione, è necessario analizzare la semantica degli articoli 1129 e 1130-bis del Codice Civile. Il legislatore riformato ha stabilito che i condòmini (e i titolari di diritti reali o di godimento) possono “prendere visione” ed “estrarre copia” dei documenti giustificativi di spesa. La norma non utilizza verbi come “ricevere” o “farsi spedire”, ma presuppone un’attività proattiva del richiedente. Il diritto di accesso è dunque strutturato come una facoltà del condomino di recarsi presso il luogo di custodia dei registri (lo studio dell’amministratore) per esercitare il controllo. La sentenza del Tribunale di Roma ribadisce che l’amministratore non può essere considerato inadempiente, né tantomeno passibile di revoca giudiziale per “gravi irregolarità”, qualora non risponda a una richiesta di invio telematico di documenti, a condizione che egli non abbia negato l’accesso fisico agli stessi presso il proprio ufficio. In sostanza, il rifiuto di operare come una segreteria a distanza non equivale a violazione del mandato, purché la porta dello studio rimanga aperta per le verifiche.
L’onere della prova e la condotta ostruzionistica
Un aspetto processuale decisivo affrontato dalla sentenza riguarda l’onere della prova. Spesso il condomino adisce le vie legali lamentando la mancata trasparenza, esibendo come prova numerose PEC di richiesta documenti rimaste senza riscontro. Ebbene, secondo il Tribunale, tale documentazione è insufficiente a dimostrare l’inadempimento del mandatario. Per ottenere la condanna dell’amministratore o la sua revoca, il condomino ha l’onere di provare di aver richiesto un appuntamento per l’accesso in studio e di aver subito un rifiuto ingiustificato o un comportamento ostruzionistico. Se il condomino si limita a chiedere l’invio di file senza mai manifestare la disponibilità a recarsi in loco per la visione, l’amministratore che ignora tale richiesta non commette illecito, poiché nessuna norma di legge gli impone di trasformare i documenti cartacei in digitali e di trasmetterli, salvo che tale obbligo non sia stato specificamente previsto nel contratto di mandato o in una delibera assembleare.
La ripartizione dei costi e il principio di autoresponsabilità
La pronuncia affronta anche il delicato tema dei costi. Il diritto di prendere visione è gratuito, ma il diritto di estrarre copia è oneroso. La gratuità si ferma alla consultazione; nel momento in cui il condomino richiede copie (cartacee o la scansione digitale, che equipara a una copia), i costi vivi e, in certi casi, il compenso per l’attività lavorativa straordinaria di ricerca e riproduzione, ricadono interamente sul richiedente. Non è ammissibile che la collettività condominiale si faccia carico delle spese per soddisfare la curiosità o le esigenze di controllo del singolo. Pertanto, l’amministratore può legittimamente subordinare la consegna delle copie al previo rimborso delle spese sostenute. Inoltre, la richiesta non deve mai essere emulativa o paralizzante per l’attività gestionale: pretese massicce e indiscriminate di documentazione, avanzate magari con frequenza ossessiva, possono essere legittimamente respinte se ostacolano il normale svolgimento dell’attività di amministrazione, violando il principio di correttezza e buona fede contrattuale.
Strategie difensive per il condomino: come agire correttamente
Alla luce di questo orientamento restrittivo, il condomino che intenda esercitare efficacemente il proprio diritto di controllo deve modificare il proprio approccio procedurale. Invece di limitarsi a inviare diffide via PEC intimando l’invio immediato di bilanci e fatture, è necessario formulare una richiesta formale di appuntamento presso lo studio dell’amministratore per la visione dei documenti, specificando quali annualità o tipologie di spesa si intende esaminare. Solo di fronte al diniego di fissare tale appuntamento, o a continui rinvii pretestuosi, si cristallizza quella condotta di “occultamento” che legittima il ricorso al giudice. Inoltre, per ovviare al problema pratico, è consigliabile che l’assemblea deliberi preventivamente, magari in sede di nomina, l’obbligo per l’amministratore di digitalizzare i documenti e caricarli su un’area web riservata (obbligo previsto dall’art. 71-ter disp. att. c.c. solo se richiesto dall’assemblea), pattuendo un compenso specifico per tale servizio. Solo contrattualizzando l’invio telematico, la mera disponibilità in studio cessa di essere sufficiente e l’invio digitale diviene un dovere esigibile.
