Morosità condominiale e tutela della riservatezza: chi può conoscere i debiti, quali informazioni può comunicare l’amministratore e quando la divulgazione diventa illecita

La privacy non rende segrete le morosità condominiali

Quando un proprietario non versa le quote approvate dall’assemblea, la sua posizione debitoria assume inevitabilmente rilevanza per l’intera gestione del fabbricato. Le somme mancanti possono impedire il pagamento dei fornitori, compromettere la manutenzione delle parti comuni, determinare l’interruzione di servizi essenziali o costringere gli altri partecipanti ad anticipare risorse ulteriori.

Non sarebbe quindi possibile amministrare correttamente il condominio se l’amministratore fosse obbligato a nascondere a tutti l’esistenza e l’ammontare delle morosità.

La normativa sulla protezione dei dati personali non attribuisce al debitore un diritto assoluto alla segretezza nei confronti degli altri condòmini. Impone, piuttosto, che le informazioni economiche siano trattate per finalità legittime, comunicate soltanto a soggetti autorizzati e utilizzate in misura proporzionata rispetto alle esigenze della gestione.

Il principio può essere espresso in termini semplici: la morosità è conoscibile all’interno del condominio, ma non è liberamente divulgabile all’esterno.

Il Garante ha da tempo chiarito che ciascun partecipante può conoscere le somme dovute dagli altri e gli eventuali inadempimenti, sia attraverso il rendiconto annuale sia mediante una specifica richiesta rivolta all’amministratore. La privacy non può essere invocata per impedire il controllo della situazione contabile comune.

La morosità è un dato personale di natura economica

Il nome del condòmino, l’unità immobiliare posseduta, l’importo delle quote non pagate, le annualità interessate e l’esistenza di una procedura giudiziaria costituiscono informazioni riferibili a una persona identificata o identificabile.

Siamo quindi in presenza di dati personali sottoposti alla disciplina del Regolamento generale sulla protezione dei dati.

Il dato relativo alla morosità ha natura economica e patrimoniale. Non appartiene ordinariamente alle categorie particolari di dati previste per informazioni quali salute, convinzioni religiose, opinioni politiche o appartenenza sindacale. Ciò non significa, tuttavia, che possa essere trattato senza precauzioni: la situazione debitoria può incidere sensibilmente sulla reputazione, sulle relazioni personali e sulla posizione economica dell’interessato.

Il Garante include espressamente tra le informazioni necessarie alla gestione condominiale i dati relativi agli inadempimenti dei singoli partecipanti, purché siano pertinenti e non eccedenti rispetto all’amministrazione delle parti comuni e alla ricostruzione delle posizioni di dare e avere.

I principi che l’amministratore deve rispettare

L’amministratore non può utilizzare il dato della morosità per qualsiasi finalità. Deve rispettare i principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione della finalità, minimizzazione, esattezza, sicurezza e limitazione della conservazione.

La finalità principale è la corretta amministrazione del condominio: predisposizione del rendiconto, riscossione delle quote, controllo della liquidità, informazione dell’assemblea, avvio delle azioni di recupero e cooperazione con i creditori.

Il principio di minimizzazione impone di comunicare soltanto le informazioni necessarie. Non vi è, per esempio, alcuna ragione per accompagnare il dato contabile con giudizi personali, commenti offensivi o informazioni sulle cause familiari, sanitarie o lavorative che avrebbero impedito al condòmino di pagare.

Se il debito è contestato in giudizio, è oggetto di sospensione oppure deriva da un errore contabile ancora da verificare, l’amministratore deve rappresentare correttamente la situazione. Qualificare come definitivamente moroso chi abbia già pagato o chi contesti fondatamente l’addebito può violare il principio di esattezza dei dati.

Il documento di indirizzo sottoposto dal Garante a consultazione nel 2025 ribadisce che i dati devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario, oltre che conservati soltanto per il tempo richiesto dalle finalità e dagli obblighi di legge.

Lo stato delle nuove linee guida del Garante

È opportuno precisare la portata delle cosiddette “Linee guida 2025”.

Con il provvedimento n. 209 del 10 aprile 2025, il Garante ha predisposto un documento di indirizzo sul trattamento dei dati personali in condominio e lo ha sottoposto a consultazione pubblica. La consultazione ha raccolto diciassette contributi, anche critici, soprattutto sulla qualificazione del ruolo privacy dell’amministratore.

La Relazione annuale 2025, pubblicata nel luglio 2026, riferisce che, dopo l’esame dei contributi, l’Autorità ha avviato ulteriori approfondimenti in vista dell’adozione del testo definitivo. Di conseguenza, il documento costituisce un riferimento interpretativo autorevole, ma non deve essere presentato come un testo definitivo e ormai immutabile in ogni sua parte.

Restano comunque pienamente rilevanti i principi del GDPR, le disposizioni del codice civile, il provvedimento generale del Garante del 18 maggio 2006 e la giurisprudenza consolidata sulla circolazione interna e sulla diffusione esterna dei dati condominiali.

Ogni condòmino può conoscere chi non ha pagato

Il proprietario di un’unità immobiliare può chiedere all’amministratore di conoscere la situazione contabile del condominio e, quindi, anche le posizioni debitorie degli altri partecipanti.

Questo diritto non dipende dalla necessità di dimostrare una particolare ragione personale. Deriva dalla partecipazione alla comunione e dal potere di controllare la gestione delle parti e dei servizi comuni.

Il condòmino deve poter verificare se il rendiconto sia corretto, se le somme richieste siano state effettivamente versate, perché il conto corrente presenti una determinata esposizione e se l’amministratore abbia tempestivamente intrapreso le azioni di recupero.

Il diritto non riguarda soltanto l’importo complessivo delle morosità. Una cifra aggregata e anonima potrebbe non consentire di verificare la corretta imputazione dei versamenti, la prescrizione dei crediti, la distribuzione delle anticipazioni o la reale situazione delle azioni giudiziarie.

Per questa ragione, il Garante ha riconosciuto che il partecipante può conoscere anche le somme dovute dagli altri condòmini e i relativi inadempimenti, senza che sia necessario acquisire il consenso dei debitori.

L’amministratore non può opporre genericamente la privacy

Un amministratore non può rispondere alla richiesta del condòmino affermando semplicemente che “per ragioni di privacy non è possibile comunicare i nomi dei morosi”.

Una simile risposta confonde la riservatezza verso il pubblico con la trasparenza interna della gestione.

La normativa civilistica attribuisce ai partecipanti il diritto di prendere visione della documentazione condominiale. Il singolo può consultare i registri, la rendicontazione del conto corrente e i documenti giustificativi di spesa, ottenendone copia a proprie spese secondo le condizioni stabilite dalla legge.

Il documento del Garante richiama espressamente gli articoli 1129 e 1130-bis del codice civile, sottolineando che l’accesso alla documentazione consente anche di accertare le insolvenze dei condòmini e di controllare la correttezza della gestione.

L’amministratore può organizzare l’accesso in modo ordinato, concordando giorni, orari e modalità di consegna delle copie. Non può però rendere il diritto sostanzialmente impossibile, ritardarlo senza motivo o subordinare la visione a condizioni arbitrarie.

Il diritto di conoscere non è un diritto alla curiosità indiscriminata

La trasparenza interna non autorizza il condòmino a pretendere qualsiasi informazione personale detenuta dall’amministratore.

Il partecipante può conoscere ciò che è pertinente alla gestione condominiale: quote dovute, pagamenti, arretrati, spese, azioni di recupero, riparti, giustificativi e movimenti riferibili al conto del condominio.

Non ha invece diritto, per il solo fatto di essere condòmino, a conoscere informazioni estranee alla gestione comune, come lo stato di salute del debitore, la sua situazione familiare, il motivo della perdita del lavoro, il contenuto di trattative private o altri dati non necessari.

Il Garante distingue espressamente il diritto civilistico di controllo sui documenti condominiali dal diritto di accesso ai dati personali previsto dal GDPR. Il secondo consente all’interessato di accedere ai dati che riguardano lui stesso; non attribuisce un diritto generalizzato ai dati personali degli altri. La conoscenza delle morosità altrui deriva invece dalla disciplina condominiale e deve restare entro i relativi limiti.

La morosità può comparire nel rendiconto annuale

Il rendiconto deve consentire l’immediata verifica delle entrate, delle uscite, dei fondi disponibili e delle posizioni patrimoniali.

È quindi legittimo che il documento contenga la situazione contabile individuale dei condòmini, con l’indicazione dei versamenti effettuati, delle somme dovute e degli eventuali saldi insoluti.

Non è necessario anonimizzare i nominativi quando il rendiconto è destinato ai partecipanti legittimati. Un documento che indicasse soltanto “morosità complessiva: 40.000 euro”, senza consentire di comprendere come sia formato il credito, potrebbe risultare insufficiente per esercitare un controllo effettivo.

Il rendiconto e i prospetti di riparto devono però essere trasmessi esclusivamente a persone legittimate, mediante modalità che riducano il rischio di accessi indebiti.

La legittimità del contenuto non rende lecita qualsiasi forma di comunicazione.

L’amministratore può indicare i nomi durante l’assemblea

Durante la discussione del rendiconto, della situazione di cassa o delle azioni di recupero, l’amministratore può indicare i nominativi dei condòmini morosi e gli importi dovuti.

La comunicazione è funzionale alla formazione consapevole della volontà assembleare. I partecipanti devono poter valutare se approvare il bilancio, costituire un fondo, autorizzare particolari iniziative o contestare l’inerzia nella riscossione.

È però necessario prestare attenzione alla presenza di soggetti estranei.

Un tecnico invitato a illustrare un preventivo, un’impresa, un familiare privo di delega o altra persona non legittimata non dovrebbe assistere alla discussione delle morosità se la sua presenza non è necessaria. Il terzo può partecipare alla parte della riunione che riguarda la questione per la quale è stato invitato e dovrebbe allontanarsi quando l’assemblea affronta dati personali estranei al suo incarico.

Anche il verbale può riportare le informazioni necessarie a documentare la discussione e le decisioni, evitando però espressioni offensive, valutazioni morali o particolari personali irrilevanti.

L’elenco dei morosi non può essere affisso nell’androne

È il caso più evidente di trattamento illecito.

L’androne, l’ascensore, il portone e le bacheche collocate in aree di passaggio sono normalmente accessibili non soltanto ai condòmini, ma anche a inquilini, familiari, visitatori, postini, corrieri, manutentori e altre persone estranee.

Affiggere in tali luoghi il nominativo del debitore, l’interno dell’appartamento e l’importo dovuto significa rendere il dato accessibile a una platea indeterminata.

Il Garante e la Cassazione distinguono nettamente la comunicazione interna dalla diffusione. La prima può essere necessaria per la gestione; la seconda è sproporzionata e lesiva della riservatezza.

La Cassazione, con la sentenza n. 29323 del 7 ottobre 2022, ha affermato che, pur restando fermo il diritto di ogni condòmino di conoscere gli inadempimenti altrui, l’affissione nell’androne della posizione debitoria individuale costituisce indebita diffusione di dati personali e può essere fonte di responsabilità civile. Il documento del Garante del 2025 recepisce espressamente tale principio.

Non si può utilizzare la bacheca per esercitare pressione sul debitore

La pubblicazione del nome viene talvolta giustificata come strumento per indurre il moroso a pagare.

La finalità non rende lecita la condotta.

L’amministratore dispone di strumenti giuridici specifici: sollecito individuale, messa in mora, decreto ingiuntivo immediatamente esecutivo, pignoramento e comunicazione dei dati ai creditori nei casi previsti dalla legge.

La “gogna condominiale” non è uno strumento di riscossione riconosciuto dall’ordinamento.

È illecito, per esempio, affiggere un avviso con scritto che l’ascensore, il riscaldamento o la pulizia delle scale non possono essere pagati “per colpa degli interni 4 e 7”.

L’informazione generale relativa alla temporanea indisponibilità di un servizio può essere comunicata senza indicare i nominativi dei debitori.

Una bacheca riservata non rende automaticamente lecita la pubblicazione

La situazione può essere diversa quando la bacheca, fisica o digitale, sia effettivamente accessibile soltanto ai proprietari legittimati mediante credenziali individuali o altri sistemi di controllo.

Anche in questo caso, però, la pubblicazione non diventa automaticamente necessaria.

Occorre domandarsi se lo stesso risultato possa essere ottenuto mediante il rendiconto, la consegna individuale dei prospetti o un’area riservata della documentazione contabile.

Il principio di minimizzazione richiede di scegliere modalità efficaci ma meno esposte al rischio di accesso, copia o ulteriore circolazione.

La bacheca pubblica è normalmente vietata; l’area autenticata può essere utilizzabile, purché sia realmente riservata, correttamente protetta e destinata esclusivamente ai documenti che i partecipanti hanno diritto di conoscere.

L’invio via e-mail non è vietato in quanto tale

Non è corretto sostenere che l’amministratore non possa mai inviare per e-mail ai condòmini un prospetto contenente le morosità.

Quando i destinatari sono tutti partecipanti legittimati e il documento è pertinente alla gestione, la comunicazione può essere lecita. Il Garante ha confermato nel 2025 che le informazioni personali riferibili ai partecipanti possono essere condivise all’interno della compagine condominiale per finalità gestorie.

Il problema riguarda le modalità concrete.

L’amministratore deve verificare che gli indirizzi siano aggiornati, evitare invii a ex proprietari o soggetti estranei, proteggere gli allegati quando il rischio lo richieda e non utilizzare recapiti lavorativi o familiari senza una base adeguata.

Quando invia la stessa comunicazione a più destinatari, deve inoltre evitare di rendere visibili a tutti gli indirizzi di posta elettronica degli altri. Il Garante indica espressamente l’impiego della funzione “ccn”, copia conoscenza nascosta, quale semplice misura idonea a impedire l’indebita conoscenza reciproca dei recapiti.

La posta elettronica ordinaria deve essere utilizzata con prudenza

La posta elettronica ordinaria non garantisce, da sola, la certezza dell’identità del destinatario e può essere inoltrata, consultata da familiari o accessibile attraverso dispositivi condivisi.

Ciò non la rende inutilizzabile, ma richiede cautele proporzionate.

Un prospetto dettagliato può essere trasmesso mediante allegato protetto da password comunicata separatamente, oppure reso disponibile in un portale condominiale con accesso individuale.

Il ricorso a un’area riservata non è obbligatorio per ogni piccolo condominio, ma costituisce spesso una soluzione organizzativa più sicura rispetto all’invio indiscriminato di documenti contabili.

L’amministratore deve inoltre evitare di inserire nell’oggetto della mail espressioni quali “elenco pubblico dei morosi” o formulazioni capaci di esporre inutilmente il contenuto anche nella schermata di anteprima.

I gruppi WhatsApp sono particolarmente rischiosi

Un gruppo di messaggistica istantanea non è il luogo più adatto per condividere posizioni debitorie individuali.

La partecipazione al gruppo rende normalmente visibili i numeri telefonici, facilita l’inoltro dei messaggi e riduce il controllo sulla successiva circolazione delle informazioni.

La semplice appartenenza a un gruppo condominiale non significa necessariamente che ciascun partecipante abbia accettato di ricevere qualsiasi documento o che abbia autorizzato l’utilizzo del proprio recapito per finalità ulteriori.

Le comunicazioni generali e non riservate possono essere trasmesse tramite chat quando il sistema sia stato correttamente organizzato. Gli elenchi dettagliati delle morosità dovrebbero invece essere gestiti attraverso canali più controllabili, come rendiconti individualmente inviati, aree riservate o documentazione consultabile presso l’amministratore.

Gli altri condòmini devono mantenere il dato nell’ambito gestionale

Il fatto che il proprietario abbia diritto di conoscere la morosità del vicino non significa che possa divulgarla liberamente.

L’informazione viene acquisita per controllare la gestione comune. Non può essere pubblicata sui social network, inviata a persone del quartiere, comunicata al datore di lavoro del debitore o utilizzata per screditarlo pubblicamente.

Il condòmino che diffonde autonomamente il dato può rispondere della propria condotta, indipendentemente dalla correttezza dell’operato dell’amministratore.

Anche una notizia vera può essere comunicata illecitamente quando viene diffusa senza una finalità legittima, con modalità sproporzionate o allo scopo di esporre la persona al discredito.

La trasparenza condominiale non attribuisce una licenza di divulgazione.

Il creditore del condominio può chiedere i dati dei morosi

Il quadro cambia quando la richiesta proviene da un creditore non soddisfatto del condominio.

L’articolo 63, primo comma, delle disposizioni di attuazione del codice civile obbliga l’amministratore a comunicare ai creditori che lo interpellino i dati dei condòmini morosi.

La disposizione è collegata alla regola secondo cui il creditore non può agire nei confronti dei partecipanti in regola con i pagamenti se non dopo avere escusso quelli morosi.

Il fornitore deve quindi conoscere chi non abbia versato la quota riferibile al proprio credito, altrimenti non potrebbe rispettare l’ordine di escussione imposto dalla legge.

La comunicazione non viola la privacy perché trova la propria base in un obbligo legale. Il documento del Garante richiama espressamente questa previsione e la collega al dovere di cooperazione dell’amministratore con il terzo creditore.

Il creditore non deve necessariamente possedere già un titolo esecutivo

L’articolo 63 parla di “creditori non ancora soddisfatti che lo interpellino”. Non subordina testualmente la comunicazione alla previa esistenza di una sentenza o di un decreto ingiuntivo esecutivo.

Può quindi avanzare la richiesta il soggetto che dimostri di essere titolare di un credito effettivo, scaduto e non pagato verso il condominio, anche nella fase precedente all’esecuzione forzata.

L’amministratore deve però verificare l’identità del richiedente, il rapporto contrattuale, l’esistenza del credito e la sua riferibilità al condominio. Non sarebbe corretto consegnare dati personali sulla base di una telefonata anonima o di una richiesta proveniente da chi non dimostri alcun rapporto giuridico.

La comunicazione deve essere documentata e limitata alle informazioni necessarie per l’esercizio del credito.

Quali dati possono essere consegnati al creditore

Il creditore ha diritto ai dati che gli consentono di individuare i condòmini morosi e di agire nei loro confronti.

Possono normalmente essere comunicati il nome e il cognome, il domicilio o l’indirizzo utile alle notificazioni, l’unità immobiliare, la quota del debito condominiale riferibile al credito del richiedente e gli elementi necessari a comprendere il riparto.

Non devono essere fornite informazioni estranee, come le ragioni personali della morosità, lo stato di salute, la situazione lavorativa, altri debiti privati o le controversie familiari.

Il creditore di un determinato appalto non dovrebbe ricevere indiscriminatamente l’intera storia contabile del condòmino relativa a gestioni o forniture diverse, se tali informazioni non sono necessarie per recuperare il proprio credito.

Il principio di minimizzazione continua a operare anche quando la comunicazione è obbligatoria.

Non tutti i fornitori hanno automaticamente diritto all’elenco

Il semplice fatto di avere lavorato per il condominio non autorizza sempre il fornitore a ottenere qualsiasi dato.

Il diritto previsto dall’articolo 63 presuppone un credito non soddisfatto e una richiesta formulata all’amministratore.

Finché la fattura non è scaduta, il pagamento non è dovuto o esiste soltanto una trattativa commerciale non ancora perfezionata, non può essere invocato automaticamente il diritto all’elenco dei morosi.

Parimenti, l’amministratore non dovrebbe inviare spontaneamente i nominativi a ogni fornitore per giustificare la mancanza di liquidità.

Può comunicare che il condominio presenta difficoltà di cassa senza indicare le identità individuali, salvo che il creditore formuli la richiesta prevista dalla legge e sussistano i relativi presupposti.

La Cassazione n. 1002 del 2025 e la responsabilità personale dell’amministratore

La Corte di cassazione, con la sentenza n. 1002 del 15 gennaio 2025, ha chiarito che l’obbligo di comunicare i dati dei morosi grava sull’amministratore personalmente.

Secondo la Corte, si tratta di un dovere legale di cooperazione con i creditori, funzionale al rispetto dell’ordine di escussione stabilito dall’articolo 63. Non è un semplice adempimento interno derivante dal mandato ricevuto dal condominio.

La conseguenza è rilevante: nell’azione promossa per l’omessa comunicazione, la legittimazione passiva spetta all’amministratore in proprio. La violazione può inoltre generare una responsabilità aquiliana, ossia extracontrattuale, qualora il rifiuto o il ritardo provochino un danno al creditore.

L’amministratore non può quindi opporre genericamente la privacy per sottrarsi all’obbligo. Al contrario, la comunicazione correttamente circoscritta è proprio il trattamento imposto dalla legge.

Il creditore deve utilizzare correttamente i dati ricevuti

La liceità della comunicazione non consente al creditore di utilizzare l’elenco per qualsiasi scopo.

I dati vengono trasmessi per il recupero del credito. Devono quindi essere trattati per attività quali invio delle diffide, notificazione degli atti, instaurazione del giudizio ed esecuzione forzata.

Non possono essere pubblicati, diffusi a soggetti estranei, utilizzati per campagne commerciali o inseriti in banche dati non pertinenti.

Il creditore diventa a sua volta responsabile del trattamento che effettua e deve rispettare finalità, minimizzazione, sicurezza e conservazione.

L’avvocato del condominio può conoscere le morosità

Il legale incaricato del recupero dei contributi deve necessariamente ricevere le informazioni relative al debitore, agli importi, ai riparti approvati, ai solleciti e ai pagamenti.

La trasmissione è funzionale all’esercizio e alla difesa dei diritti del condominio e non richiede il consenso del moroso.

L’amministratore deve tuttavia consegnare soltanto la documentazione pertinente alla pratica e utilizzare canali adeguatamente sicuri.

Lo stesso principio vale per il commercialista, il revisore condominiale e altri professionisti incaricati, purché il loro intervento sia effettivamente necessario e i rapporti in materia di trattamento dei dati siano correttamente disciplinati.

Il portiere e i dipendenti non possono consultare liberamente i debiti

Il portiere, l’addetto alle pulizie o altro dipendente del condominio non acquisiscono, per il solo fatto di lavorare nello stabile, il diritto di conoscere le posizioni debitorie dei proprietari.

Possono trattare soltanto le informazioni indispensabili per le mansioni loro affidate e secondo precise istruzioni.

Il portiere può, per esempio, consegnare una busta chiusa destinata al condòmino. Non deve conoscere il contenuto della comunicazione né essere incaricato di riferire oralmente ai vicini chi non abbia pagato.

Lasciare prospetti contabili incustoditi in portineria o incaricare il portiere di affiggere l’elenco dei morosi può determinare un trattamento illecito.

L’inquilino non coincide automaticamente con il condòmino moroso

Occorre distinguere il rapporto tra condominio e proprietario da quello tra proprietario e conduttore.

Se l’inquilino non rimborsa al locatore gli oneri accessori previsti dal contratto, ciò non significa necessariamente che egli sia debitore direttamente verso il condominio.

Nei confronti della gestione condominiale, il soggetto obbligato è normalmente il proprietario, ferme le specifiche regole applicabili a usufruttuari, titolari di altri diritti e ripartizione degli oneri.

L’amministratore non dovrebbe quindi indicare pubblicamente il conduttore come “moroso del condominio” quando il debito risulti formalmente imputato al proprietario.

I titolari di diritti reali o di godimento possono consultare i documenti giustificativi di spesa nei limiti riconosciuti dalla legge, ma ciò non equivale a un diritto indiscriminato dell’inquilino di ricevere l’intero elenco delle posizioni debitorie per finalità estranee alle spese che lo riguardano. Il documento del Garante richiama il diritto di accesso ai documenti riconosciuto dall’articolo 1130-bis ai condòmini e ai titolari di diritti reali o di godimento.

Il potenziale acquirente non è ancora un partecipante al condominio

Chi sta valutando l’acquisto di un appartamento non può rivolgersi autonomamente all’amministratore e pretendere di conoscere la situazione debitoria di tutti i proprietari.

Il potenziale acquirente è ancora un soggetto estraneo alla compagine.

Può chiedere al venditore la documentazione relativa all’unità immobiliare e una certificazione sullo stato dei pagamenti. Il venditore può autorizzare l’amministratore a comunicare al professionista incaricato o all’acquirente le informazioni strettamente necessarie.

L’amministratore non deve trasformare la trattativa immobiliare in un’occasione per divulgare la situazione economica degli altri partecipanti.

Dopo il trasferimento della proprietà, il nuovo titolare acquisisce i diritti di controllo propri del condòmino.

Per quanto tempo possono essere conservati i dati delle morosità

La cancellazione del debito non comporta necessariamente l’immediata distruzione di ogni documento nel quale esso compariva.

La contabilità condominiale deve conservare memoria delle operazioni eseguite, dei pagamenti ricevuti, dei rendiconti approvati e delle eventuali controversie.

L’articolo 1130-bis prevede che le scritture e i documenti giustificativi siano conservati per dieci anni dalla relativa registrazione. Altri documenti possono dover essere conservati per il tempo necessario alla gestione di processi, recuperi, obblighi fiscali o contestazioni.

Il principio di limitazione della conservazione impedisce però di mantenere indefinitamente copie inutili in archivi paralleli, vecchie mailing list o dispositivi personali dell’amministratore.

Alla cessazione dell’incarico, l’amministratore deve consegnare la documentazione condominiale e cessare i trattamenti non più sorretti da una base giuridica. Il documento del Garante collega espressamente l’obbligo di consegna alla continuità della gestione e alla cessazione dei trattamenti non più giustificati.

Che cosa può fare il condòmino esposto pubblicamente

Chi scopra che il proprio nome e il debito sono stati affissi nell’androne, pubblicati in una chat aperta a estranei o comunicati a persone prive di legittimazione può chiedere l’immediata rimozione dell’informazione.

È opportuno documentare la diffusione mediante fotografie, schermate, copie dei messaggi e indicazione dei soggetti che abbiano potuto prenderne conoscenza.

L’interessato può esercitare i diritti previsti dalla normativa sulla protezione dei dati, chiedere chiarimenti al titolare del trattamento e presentare un reclamo al Garante.

Quando dalla divulgazione derivi un danno concreto, può inoltre agire davanti all’autorità giudiziaria per ottenere il risarcimento. La Cassazione ha espressamente riconosciuto che l’affissione in bacheca della posizione debitoria può costituire fonte di responsabilità civile.

La domanda risarcitoria non può tuttavia fondarsi sulla sola irritazione soggettiva. Occorre allegare e provare, secondo le regole applicabili, le conseguenze patrimoniali o non patrimoniali prodotte dalla condotta.

Che cosa può fare il condòmino a cui viene negato l’accesso

Il proprietario al quale l’amministratore rifiuti di comunicare la situazione delle morosità può formulare una richiesta scritta e circostanziata.

Dovrebbe indicare quali documenti intenda consultare: rendiconto, registro di contabilità, situazione dei versamenti, estratti del conto corrente, riparti o documenti giustificativi.

È preferibile richiamare il diritto di controllo derivante dalla disciplina condominiale, anziché formulare genericamente una richiesta di accesso ai sensi del GDPR. I due istituti hanno oggetto e presupposti differenti.

In caso di rifiuto ingiustificato, il condòmino può contestare la gestione, chiedere l’intervento dell’assemblea e valutare le iniziative giudiziarie necessarie. La persistente mancata trasparenza può assumere rilievo anche nella valutazione della correttezza dell’operato dell’amministratore.

Un esempio di comunicazione interna lecita

L’amministratore invia ai proprietari, insieme all’avviso di convocazione dell’assemblea, il rendiconto e il prospetto delle posizioni individuali.

Gli indirizzi dei destinatari sono inseriti in copia nascosta; l’allegato è protetto oppure disponibile in un’area autenticata; il documento riporta nomi, unità immobiliari, quote versate e saldo, senza commenti personali.

La comunicazione è funzionale all’approvazione del rendiconto e al controllo della gestione. Non diventa illecita soltanto perché consente ai partecipanti di conoscere quali proprietari non siano in regola.

Un esempio di diffusione illecita

L’amministratore affigge vicino all’ascensore un foglio intitolato “Elenco dei cattivi pagatori”, indicando nomi, interni, somme dovute e frasi denigratorie.

Il documento è visibile a visitatori, corrieri e altri estranei.

In questo caso non siamo di fronte a trasparenza condominiale, ma a una divulgazione sproporzionata. L’obiettivo del recupero avrebbe potuto essere perseguito con strumenti individuali e giudiziari meno invasivi.

La veridicità del debito non rende lecita la pubblicazione.

Un esempio relativo al creditore

Un’impresa ha eseguito lavori sulla facciata e vanta un saldo scaduto di 50.000 euro. L’amministratore comunica che il conto condominiale non dispone delle somme necessarie, ma rifiuta di indicare chi non abbia versato, invocando la privacy.

L’impresa formula una richiesta documentata ai sensi dell’articolo 63.

L’amministratore deve comunicarle i dati dei condòmini morosi e le quote riferibili al credito. Il rifiuto non è giustificato dalla protezione dei dati e può esporlo personalmente a responsabilità, come chiarito dalla Cassazione n. 1002 del 2025.

Un esempio di comunicazione eccedente al fornitore

L’amministratore, senza avere ricevuto alcuna richiesta, invia all’idraulico un prospetto contenente tutti i debiti degli ultimi dieci anni, numeri di telefono personali, indirizzi e-mail e annotazioni sulle condizioni familiari dei proprietari.

La comunicazione eccede quanto necessario.

Anche se l’idraulico vanta un credito, devono essere trasmessi soltanto i dati pertinenti alla sua pretesa e nei limiti richiesti dall’articolo 63. I particolari personali e i debiti estranei alla fattura non hanno alcuna funzione legittima nel recupero.

La regola conclusiva: conoscibilità interna e riservatezza esterna

La morosità condominiale non è un dato segreto nei confronti degli altri partecipanti.

Ogni condòmino ha diritto di conoscere gli inadempimenti altrui quando ciò sia necessario per controllare il rendiconto, verificare la gestione, comprendere la situazione di cassa e valutare l’attività di recupero.

L’amministratore può inserire le posizioni debitorie nei rendiconti, nei prospetti contabili e nei verbali, nonché comunicarle ai partecipanti mediante canali adeguatamente riservati. Il consenso del debitore non è necessario per queste attività, perché la comunicazione è sorretta dalla disciplina della gestione condominiale.

La stessa informazione non può invece essere affissa nell’androne, pubblicata in spazi accessibili al pubblico, diffusa sui social o comunicata indiscriminatamente a visitatori, fornitori, portieri o altri soggetti estranei.

Ai creditori non soddisfatti che ne facciano richiesta, l’amministratore deve comunicare i dati dei morosi. Non si tratta di una facoltà discrezionale, ma di un obbligo legale personale, finalizzato a consentire il rispetto dell’ordine di escussione previsto dall’articolo 63.

La distinzione fondamentale è quindi tra tre diversi ambiti.

All’interno della compagine prevale la trasparenza necessaria alla gestione. Nel rapporto con il creditore prevale l’obbligo legale di cooperazione. Nei confronti della generalità degli estranei prevale la riservatezza.

La privacy non protegge il moroso dal controllo degli altri condòmini né dalle azioni dei creditori; lo protegge, invece, dalla divulgazione inutile, umiliante o sproporzionata della sua posizione economica.