La posta elettronica aziendale dopo la cessazione del rapporto di lavoro: limiti ai poteri dell’impresa e tutela dell’ex dipendente

Il problema giuridico: l’indirizzo è aziendale, ma la corrispondenza non diventa liberamente accessibile

La cessazione del rapporto di lavoro non riguarda soltanto la restituzione dei beni materiali affidati al dipendente. Essa impone al datore di lavoro di gestire correttamente anche l’identità digitale professionale attribuita alla persona durante il rapporto: credenziali, account, archivi, accessi ai sistemi e, soprattutto, la casella di posta elettronica aziendale individualizzata, normalmente composta dal nome e cognome del lavoratore.

Il fatto che l’indirizzo appartenga al dominio dell’azienda non autorizza il datore di lavoro a mantenerlo attivo senza limiti, a leggerne liberamente i messaggi o a deviare automaticamente la corrispondenza verso la casella di un collega o di un responsabile. L’account nominativo continua infatti a essere riferibile alla persona dell’ex dipendente; inoltre, le comunicazioni in entrata possono contenere informazioni professionali, personali, riservate o comunque rivolte proprio a quel soggetto da clienti, fornitori, colleghi, sindacati, professionisti o terzi.

La materia si colloca all’intersezione tra il potere organizzativo dell’impresa, la disciplina della protezione dei dati personali, lo Statuto dei lavoratori e la garanzia costituzionale della segretezza della corrispondenza. Il punto di equilibrio è netto: l’azienda può e deve organizzarsi per garantire continuità operativa, ma non può farlo appropriandosi della casella individuale dell’ex lavoratore o mantenendola artificialmente in vita per intercettarne i messaggi.

La fonte normativa: GDPR, Costituzione e Statuto dei lavoratori

La posta elettronica del lavoratore costituisce trattamento di dati personali ai sensi del Regolamento UE 2016/679. Il datore di lavoro, quale titolare del trattamento, deve rispettare i principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione dei dati, limitazione della finalità e limitazione della conservazione previsti dall’art. 5 GDPR. Deve inoltre fornire preventivamente un’informativa adeguata ai sensi dell’art. 13 GDPR, adottare misure organizzative e tecniche coerenti con gli artt. 24, 25 e 32 GDPR e tenere conto, nei casi più delicati, dell’eventuale necessità di una valutazione d’impatto ai sensi dell’art. 35 GDPR.

A ciò si aggiunge l’art. 15 Cost., che tutela la libertà e la segretezza della corrispondenza. Il Garante ha costantemente affermato che tale protezione riguarda anche la posta elettronica utilizzata in ambito lavorativo, compresi i dati esteriori delle comunicazioni e gli allegati. L’ambiente professionale non elimina la ragionevole aspettativa di riservatezza del lavoratore e dei terzi che gli scrivono. Questa tutela non presuppone che l’azienda abbia autorizzato l’uso privato della casella: anche una comunicazione professionale può contenere dati riservati o informazioni la cui conoscibilità deve restare circoscritta.

Il trattamento dei dati relativi agli strumenti informatici del lavoratore deve inoltre rispettare l’art. 4 della legge n. 300/1970, richiamato dall’art. 114 del Codice privacy. Tale norma disciplina gli strumenti dai quali possa derivare un controllo a distanza dell’attività lavorativa e stabilisce condizioni procedurali e sostanziali molto rigorose. Le informazioni raccolte mediante strumenti aziendali possono essere utilizzate per finalità connesse al rapporto soltanto se originariamente acquisite in modo lecito, previa adeguata informazione del lavoratore e nel rispetto della normativa privacy.

Il provvedimento del Garante del 23 giugno 2025: la casella mantenuta attiva per otto mesi

Il riferimento indicato nella traccia richiede una precisazione: il provvedimento del Garante relativo alla casella mantenuta attiva per otto mesi dopo la cessazione del rapporto è datato 23 giugno 2025, non 25 giugno 2025, ed è contraddistinto dal documento web n. 10161563.

La vicenda riguardava una lavoratrice il cui rapporto era cessato il 15 marzo 2023. La società aveva mantenuto attiva la casella elettronica individualizzata fino al 23 novembre 2023 e aveva contestualmente predisposto il reindirizzamento automatico dei messaggi in entrata verso un altro account aziendale, accessibile dalla responsabile commerciale. L’impresa aveva giustificato tale condotta con la necessità di non perdere contatti, rapporti commerciali e documenti provenienti da clienti esteri.

Il Garante ha respinto tale giustificazione, ritenendo che la casella fosse stata mantenuta attiva per un tempo non compatibile con i principi di minimizzazione e limitazione della conservazione e che il reindirizzamento automatico avesse consentito a soggetti diversi dalla destinataria originaria di conoscere il contenuto delle comunicazioni ricevute. Particolarmente significativo è il principio secondo cui il tempo ragionevole entro cui rimuovere l’account deve essere commisurato ai soli tempi tecnici necessari ad adottare le misure organizzative corrette, e non alle esigenze economiche, commerciali o lucrative del datore di lavoro.

Cosa deve fare l’azienda quando termina il rapporto

Alla cessazione del rapporto, l’account aziendale individualizzato riconducibile all’ex dipendente deve essere disattivato e successivamente rimosso entro un tempo ragionevole, limitato a quanto tecnicamente necessario per predisporre il passaggio corretto delle comunicazioni.

La soluzione indicata dal Garante non consiste nel lasciare aperta la casella e consentire ad altri di leggerne i messaggi. Consiste nell’attivare un sistema automatico che informi i mittenti che l’indirizzo non è più operativo e indichi un recapito aziendale alternativo, preferibilmente impersonale o riferito alla funzione organizzativa competente. Il terzo che scriva al precedente indirizzo viene così avvisato del cambiamento e può volontariamente inoltrare la propria comunicazione al nuovo referente.

La differenza è essenziale. Con il reindirizzamento automatico, il mittente crede di scrivere all’ex dipendente e il messaggio viene invece consegnato, senza una sua scelta consapevole, a un altro soggetto. Con la risposta automatica, il mittente viene informato della cessazione dell’account e decide autonomamente se e a chi riproporre la comunicazione.

L’azienda deve quindi predisporre tempestivamente un messaggio di risposta automatica, impedire l’invio e la ricezione ordinaria sulla casella nominativa, indicare indirizzi alternativi utili per l’attività aziendale e procedere alla rimozione definitiva dell’account una volta trascorso il breve periodo tecnico necessario per informare i terzi.

Perché il reindirizzamento automatico è illecito

Il reindirizzamento automatico della posta in arrivo dall’indirizzo dell’ex dipendente a un collega, al superiore gerarchico o a una casella aziendale diversa è stato ripetutamente censurato dal Garante. La ragione è molto semplice: il sistema consente all’azienda di accedere a messaggi indirizzati a una persona determinata senza che il mittente sappia che il destinatario reale non è più quello indicato nell’indirizzo.

La comunicazione potrebbe contenere dati non pertinenti all’attività aziendale, informazioni personali, messaggi relativi alla posizione lavorativa dell’ex dipendente, documenti riservati, richieste di chiarimenti, comunicazioni sindacali o contatti professionali destinati esclusivamente a lui. Il reindirizzamento determina quindi una raccolta generalizzata e indiscriminata di corrispondenza, incompatibile con i principi di minimizzazione, liceità e trasparenza.

Nel provvedimento del 23 giugno 2025, il Garante ha espressamente affermato che il reindirizzamento della corrispondenza in transito sugli account di utenti cessati consente di conoscere informazioni personali relative all’interessato e può rendere conoscibile a terzi non autorizzati il contenuto dei messaggi. Il medesimo principio era stato applicato anche nel provvedimento del 13 febbraio 2025, relativo a un account mantenuto attivo in entrata e reindirizzato per circa sette mesi dopo la cessazione del rapporto, nonostante la richiesta di disattivazione formulata dall’ex lavoratrice.

L’interesse commerciale dell’impresa non giustifica la conservazione della casella personale

Una delle difese più frequenti delle imprese consiste nell’affermare che il dipendente uscente gestiva clienti, fornitori, commesse o rapporti strategici e che la chiusura immediata dell’account determinerebbe il rischio di perdere comunicazioni importanti.

Questa esigenza è comprensibile sul piano organizzativo, ma non giustifica il trattamento illecito della corrispondenza. Il datore di lavoro ha il dovere di organizzare preventivamente l’attività in modo tale che i rapporti aziendali non dipendano esclusivamente dalla casella personale di un singolo dipendente. Non può trasferire sul lavoratore cessato, né sui terzi che gli scrivono, le conseguenze di una organizzazione interna inadeguata.

Il Garante ha affermato espressamente che la necessità di non perdere rapporti commerciali di notevole importo economico non legittima il mantenimento dell’account nominativo oltre il tempo tecnico necessario per attivare misure alternative. L’efficienza commerciale deve essere perseguita mediante indirizzi funzionali, caselle condivise, procedure di handover, archivi documentali aziendali e sistemi di risposta automatica, non attraverso la persistente captazione della posta inviata a una persona che non lavora più nell’organizzazione.

Indirizzi nominativi e indirizzi funzionali: la corretta organizzazione aziendale

Il rischio privacy nasce soprattutto quando il flusso operativo è concentrato su indirizzi individualizzati, quali nome.cognome@societa.it. Un indirizzo simile identifica direttamente il lavoratore e crea nei terzi l’aspettativa che il messaggio sia letto proprio da quella persona.

Per ridurre tale rischio, le linee guida del Garante del 1° marzo 2007 raccomandano l’utilizzo di indirizzi condivisi o funzionali, ad esempio amministrazione@societa.it, clienti@societa.it, commerciale@societa.it o pratiche@societa.it, eventualmente affiancati agli indirizzi individuali. I messaggi relativi ai rapporti aziendali rilevanti dovrebbero essere inviati o messi in copia a tali caselle, in modo che la continuità operativa non dipenda dalla permanenza del singolo dipendente.

Un indirizzo funzionale non elimina ogni obbligo privacy: anche i messaggi transitati su una casella condivisa possono contenere dati personali e devono essere accessibili solo ai soggetti autorizzati. Tuttavia, esso riduce il problema della sostituzione personale del destinatario, perché il mittente sa di rivolgersi a una funzione organizzativa e non a una specifica persona.

L’azienda può leggere le email già presenti nella casella dell’ex dipendente?

La lettura del contenuto della casella elettronica individuale dopo la cessazione del rapporto non può essere considerata una facoltà ordinaria del datore di lavoro. L’azienda non acquista, con il licenziamento o con le dimissioni, un diritto generalizzato di ispezionare l’intero archivio delle comunicazioni del lavoratore.

Ciò non significa che ogni informazione aziendale contenuta in una email diventi irrecuperabile. Significa che l’impresa deve organizzare la gestione documentale in modo proporzionato e preventivo: i documenti rilevanti devono essere archiviati nei sistemi aziendali, nelle cartelle di commessa, nel gestionale o nelle caselle funzionali; il dipendente uscente può essere tenuto, nella fase di handover, a trasferire pratiche e documenti di lavoro secondo procedure trasparenti.

In situazioni eccezionali, ad esempio per la difesa giudiziaria dell’impresa o per accertare condotte illecite specifiche, il datore può invocare esigenze di tutela dei propri diritti. Anche in tali casi, però, non è lecita una esplorazione indiscriminata dell’intera casella. Occorre individuare una base giuridica adeguata, rispettare i principi di necessità e proporzionalità, limitare l’accesso ai soli dati pertinenti, autorizzare formalmente i soggetti incaricati e documentare le operazioni compiute. Se il trattamento comporta controlli sull’attività lavorativa, devono inoltre essere rispettati i limiti posti dallo Statuto dei lavoratori.

Assenza temporanea per ferie o trasferta: la risposta automatica è la regola

La cessazione del rapporto va distinta dall’assenza temporanea del dipendente. In caso di ferie, trasferta, congedo programmato o altra assenza prevedibile, la casella resta naturalmente assegnata al lavoratore, ma l’azienda deve evitare che la continuità dell’attività richieda l’accesso indiscriminato alla sua posta.

La misura corretta consiste nel mettere a disposizione del lavoratore funzioni semplici per impostare una risposta automatica. Tale messaggio deve informare i mittenti dell’assenza e indicare un collega, un ufficio o un recapito alternativo da contattare per le urgenze. Le linee guida del Garante raccomandano espressamente questa modalità quale strumento ordinario per contemperare continuità operativa e riservatezza.

Questa soluzione tutela anche l’azienda, perché evita che pratiche urgenti restino ferme senza costringerla ad accedere alla corrispondenza del dipendente assente.

Malattia improvvisa o assenza non programmata: accesso solo eccezionale e controllato

Più delicata è l’ipotesi di assenza improvvisa, come una malattia o un impedimento grave, in cui il lavoratore non abbia potuto attivare preventivamente il risponditore automatico. Anche in tale situazione il datore non può aprire liberamente la casella del dipendente per verificare quali messaggi siano arrivati.

Le linee guida del Garante ammettono che, qualora l’assenza si prolunghi oltre un determinato limite e sussistano effettive necessità lavorative improrogabili, il titolare possa attivare, tramite personale specificamente incaricato, un sistema analogo di risposta automatica, informandone gli interessati. Per l’eventuale necessità di conoscere il contenuto di singoli messaggi rilevanti per l’attività, la soluzione preferibile è che il lavoratore possa designare preventivamente un collega fiduciario, incaricato di verificare i messaggi e inoltrare al datore soltanto quelli indispensabili per il lavoro.

Questa attività deve essere circoscritta, tracciata e documentata; il Garante raccomanda la redazione di un verbale e l’informazione del lavoratore alla prima occasione utile. Non è quindi consentita una sorveglianza generale della posta dell’assente: l’accesso rappresenta una misura eccezionale, subordinata a necessità concrete e a garanzie organizzative rigorose.

Il disciplinare interno e l’informativa privacy: documenti essenziali per l’impresa

La gestione della posta elettronica non può essere decisa caso per caso, quando il problema è già sorto. Il datore di lavoro deve predisporre in anticipo una policy aziendale chiara sull’utilizzo degli strumenti informatici, accompagnata da una informativa privacy completa.

La policy deve stabilire se e in quale misura sia consentito un utilizzo personale occasionale della posta elettronica aziendale; come debbano essere archiviati i documenti rilevanti per l’impresa; quali indirizzi funzionali debbano essere utilizzati per i rapporti con clienti e fornitori; quali misure si applichino in caso di ferie, assenze improvvise o cessazione del rapporto; quali controlli possano essere effettuati, in presenza di quali presupposti e con quali garanzie; quali conseguenze disciplinari derivino dall’uso scorretto degli strumenti informatici.

L’informativa ai sensi dell’art. 13 GDPR deve descrivere in modo trasparente le finalità del trattamento, la base giuridica, le categorie di dati trattati, i tempi di conservazione, i destinatari, le modalità degli eventuali controlli, i diritti dell’interessato e le modalità di esercizio degli stessi. Nel provvedimento del 23 giugno 2025, l’assenza di un disciplinare interno e di una adeguata informativa ha costituito uno degli elementi centrali della violazione accertata dal Garante.

La mera previsione astratta in un regolamento non rende comunque lecito ciò che sarebbe vietato dalla legge. Una policy che dichiarasse che l’azienda può leggere liberamente tutte le email o mantenere attivi gli account nominativi dopo la cessazione del rapporto sarebbe, nella parte incompatibile con i principi di liceità e proporzionalità, inidonea a legittimare il trattamento.

Il registro dei trattamenti e la responsabilizzazione del datore di lavoro

L’azienda deve considerare la gestione della posta elettronica anche all’interno del proprio modello generale di compliance privacy. Nel registro delle attività di trattamento, ove dovuto, devono essere descritti i trattamenti connessi all’utilizzo della posta aziendale, alla gestione degli account, agli eventuali log o metadati, alle procedure di cessazione del rapporto e agli accessi eccezionali.

Il principio di accountability impone inoltre al datore di lavoro di poter dimostrare le scelte compiute: perché un determinato tempo di conservazione sia stato ritenuto necessario; chi abbia avuto accesso ai dati; quali misure siano state predisposte per evitare accessi indebiti; come siano stati gestiti i fornitori cloud o i servizi informatici esterni; quali procedure vengano adottate al momento dell’uscita del dipendente.

Quando il sistema di posta consente un monitoraggio sistematico o la conservazione estesa di informazioni sui comportamenti comunicativi dei lavoratori, l’impresa deve anche valutare se sia necessaria una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati, tenendo conto della vulnerabilità strutturale del lavoratore nel rapporto con il datore.

I metadati delle email: cosa sono e perché sono protetti

La tutela non riguarda soltanto il contenuto testuale dei messaggi. I sistemi di posta elettronica generano automaticamente informazioni tecniche relative all’invio, alla ricezione e allo smistamento delle comunicazioni: indirizzi del mittente e del destinatario, indirizzi IP dei server o dei dispositivi coinvolti, orari di invio e ricezione, dimensione del messaggio, presenza e dimensione degli allegati e, in alcuni sistemi, anche l’oggetto della mail.

Tali dati possono rivelare moltissimo sul comportamento del lavoratore: con chi comunica, quando, con quale frequenza, su quali questioni, con quali soggetti esterni o interni. Attraverso l’analisi dei metadati è possibile ricostruire reti relazionali, abitudini operative e perfino informazioni relative alla sfera personale, sindacale o professionale del dipendente.

Il documento di indirizzo del Garante del 6 giugno 2024 precisa che la disciplina relativa ai tempi di conservazione concerne i metadati e i log registrati automaticamente dai protocolli di trasmissione e smistamento della posta, e non il corpo dei messaggi o le informazioni tecniche integrate nel singolo messaggio conservato nella casella dell’utente. La distinzione è importante: non si tratta di imporre una cancellazione automatica delle email del lavoratore dopo ventuno giorni, ma di limitare la raccolta generalizzata dei log tecnici da parte dell’organizzazione.

Il termine dei ventuno giorni: limite orientativo, non regola assoluta e indifferenziata

La formulazione secondo cui “i metadati si possono conservare al massimo per ventuno giorni” deve essere affinata. Il Garante ha chiarito che, quando il datore raccoglie e conserva esclusivamente i metadati o log necessari ad assicurare il funzionamento delle infrastrutture del sistema di posta elettronica, comprese le essenziali garanzie di sicurezza informatica, tale conservazione può normalmente avvenire per pochi giorni e, a titolo orientativo, non dovrebbe comunque superare ventuno giorni.

Il termine non è presentato come una soglia rigida valida in ogni situazione. Una conservazione più lunga, sempre finalizzata al corretto funzionamento o alla sicurezza dell’infrastruttura, può essere giustificata da particolari condizioni tecniche e organizzative, purché l’azienda documenti adeguatamente le ragioni dell’estensione, limiti l’accesso ai soli soggetti autorizzati e tracci le consultazioni effettuate.

Diversa è la conservazione generalizzata dei log per periodi estesi, finalizzata o concretamente idonea al controllo dell’attività dei lavoratori. In tale caso, il trattamento può comportare un controllo indiretto a distanza e richiede le garanzie previste dall’art. 4, comma 1, dello Statuto dei lavoratori, vale a dire accordo sindacale o autorizzazione pubblica, oltre al rispetto integrale della disciplina privacy. Il Garante ha inoltre precisato che il documento del 2024 ha natura orientativa e non introduce nuovi adempimenti autonomi: ricostruisce i principi già applicabili alla luce del GDPR e dello Statuto dei lavoratori.

Perché l’accordo sindacale o l’autorizzazione non rendono automaticamente lecito ogni trattamento

Anche qualora l’impresa ottenga un accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato nazionale del lavoro per strumenti dai quali possa derivare un controllo a distanza, ciò non significa che possa raccogliere e conservare qualsiasi informazione senza limiti.

Le garanzie dell’art. 4 dello Statuto dei lavoratori risolvono il profilo lavoristico dell’installazione o impiego dello strumento, ma il trattamento dei dati deve comunque rispettare il GDPR. Restano quindi necessari una finalità determinata e legittima, la minimizzazione, un periodo di conservazione proporzionato, l’informativa preventiva, adeguate misure di sicurezza e la limitazione degli accessi.

Analogamente, le informazioni raccolte mediante strumenti aziendali possono essere usate per fini connessi al rapporto di lavoro, compresi eventuali procedimenti disciplinari, soltanto se la raccolta originaria è stata lecita e il lavoratore è stato adeguatamente informato sulle modalità d’uso dello strumento e sui controlli effettuabili. Una raccolta illecita di messaggi o metadati non diventa utilizzabile soltanto perché successivamente emerge un interesse datoriale alla contestazione.

Come organizzare correttamente l’uscita del dipendente

Una procedura aziendale conforme dovrebbe iniziare prima della data di cessazione, quando questa è nota. Il dipendente uscente dovrebbe essere invitato a trasferire nei sistemi condivisi i documenti aziendali rilevanti, a comunicare ai propri interlocutori professionali l’indirizzo funzionale o il collega che seguirà le pratiche e a impostare, d’intesa con l’azienda, un messaggio automatico che segnali la futura cessazione del recapito personale.

Alla data di cessazione, le credenziali devono essere revocate e l’account individualizzato deve essere disattivato. Per un periodo strettamente tecnico, può restare operativo un messaggio automatico che informi i terzi della mancata disponibilità dell’indirizzo e indichi il nuovo riferimento aziendale. Non deve invece essere impostato un inoltro automatico del contenuto dei messaggi verso altri utenti.

Terminato il tempo strettamente necessario a far conoscere il nuovo recapito, l’indirizzo nominativo deve essere rimosso. Qualora sussistano documenti aziendali che devono essere conservati per obblighi normativi o per tutela giudiziale, essi devono essere gestiti separatamente, con accessi selettivi e finalità documentate, senza mantenere indefinitamente aperta la casella dell’ex dipendente.

Cosa può fare l’ex dipendente se la casella resta attiva o viene reindirizzata

L’ex dipendente che scopra che la propria casella nominativa continua a essere utilizzata dall’azienda, oppure che i messaggi vengono inoltrati a colleghi o responsabili, può esercitare i diritti previsti dal GDPR. Può chiedere al datore di conoscere se l’account sia ancora attivo, quali trattamenti siano stati effettuati dopo la cessazione, quali soggetti abbiano ricevuto o consultato i messaggi, per quanto tempo i dati siano stati conservati e sulla base di quale presupposto giuridico.

Può inoltre chiedere la cessazione del trattamento illecito e la cancellazione dell’account, fermo restando che l’impresa può conservare singoli dati soltanto quando disponga di una specifica base giuridica, ad esempio per la difesa di un diritto in sede giudiziaria, e sempre nel rispetto di necessità e proporzionalità.

Se il datore non risponde correttamente o prosegue nella condotta, l’interessato può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Può altresì agire davanti all’autorità giudiziaria per ottenere la tutela dei propri diritti e, se prova di avere subito un danno materiale o immateriale causalmente collegato alla violazione, domandarne il risarcimento ai sensi dell’art. 82 GDPR. Il risarcimento non è automatico: occorre dimostrare il danno concretamente patito e il nesso con il trattamento illecito.

Conclusioni: la continuità aziendale non giustifica la lettura della posta dell’ex lavoratore

L’azienda non può, dopo la cessazione del rapporto, mantenere attiva per mesi la casella nominativa dell’ex dipendente al fine di ricevere e leggere comunicazioni indirizzate a lui, né può predisporre il reindirizzamento automatico dei messaggi verso un collega o un superiore. La casella individualizzata deve essere disattivata e rimossa entro un tempo ragionevole, commisurato ai soli tempi tecnici necessari a predisporre un risponditore automatico che informi i terzi della cessazione dell’indirizzo e fornisca recapiti alternativi.

Il provvedimento del Garante del 23 giugno 2025 conferma che nemmeno l’esigenza di non perdere clienti, fornitori o opportunità commerciali consente di derogare a tali principi. L’impresa diligente deve prevenire il problema attraverso indirizzi funzionali, procedure di handover, policy trasparenti, informative adeguate e archivi aziendali autonomi dalla casella personale del lavoratore.

Anche durante il rapporto, l’accesso alla posta elettronica deve restare eccezionale, proporzionato e regolato. In caso di assenza temporanea, la soluzione ordinaria è il messaggio automatico; in caso di necessità improrogabili, può essere previsto il ricorso a un fiduciario e a procedure documentate. Per i metadati, la conservazione tecnica ordinaria deve essere contenuta in pochi giorni e, orientativamente, non superare ventuno giorni, salvo esigenze specificamente documentate; la conservazione generalizzata e prolungata, idonea al controllo dell’attività dei lavoratori, richiede le garanzie dello Statuto dei lavoratori.

La regola conclusiva è quindi molto netta: la mail aziendale nominativa è uno strumento di lavoro, ma resta collegata alla persona che l’ha utilizzata. Quando quella persona lascia l’organizzazione, l’azienda può conservarne i rapporti professionali mediante strumenti corretti; non può conservarne artificialmente l’identità digitale per continuare a ricevere e leggere la sua corrispondenza.